¿Qué es la planificación continua?

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Con esta entrada finalizo la serie que estabamos publicando sobre planificación y como implantarla en micro y pequeñas empresas.  Es más extenso que lo normal, pero he preferido así que dividirlo en dos partes para no perder el hilo durante la lectura.  Hemos estado algunos meses de inactividad por diversos motivos pero ya hemos vuelto, aunque seguramente con menos producción.

Primero voy a describir brevemente el sistema de planificación  más conocido que es la Planificación anual.  Consiste en, durante los meses de noviembre/diciembre, realizar la planificación de todo el año siguiente.  Con este sistema nos encontramos con varios problemas como que tu empresa no trabaja en bloques anuales de año en año sino que lo hace de forma lineal durante toda su vida, que no permite ser flexible ni adaptarse rápidamente a los cambios que afectan a la empresa, se pierde mucho tiempo en su realización y que no tiene el foco en los objetivos estratégicos , a medida que se acerca el final del año tenemos menos capacidad de prever acontecimientos futuros.  Es como si viajamos en un coche por la noche y a medida que vamos circulando se va reduciendo el campo de luz de los faros, llega un momento en que no vemos los imprevistos y se producen los accidentes.

Para evitar todos estos problemas se ha desarrollado la Planificación continua que entiende la empresa como una unidad que trabaja sin interrupciones durante toda su existencia y que tiene por objetivo realizar una gestión de la planificación de la empresa  más dinámica, centrada en los elementos importantes de control y utilizando menos recursos.

Las previsiones dentro del sistema de planificación continua tienen estas características:
•    Un horizonte temporal siempre invariable.
•    Una elaboración trimestral (aunque depende de lo dinámico que sea tu sector es posible que tengas que elaborarlo más a menudo: bimestral o mensualmente).
•    Se realizan conjuntamente y coordinados previsiones pormenorizados y globales.
•    Contiene información económica y no económica.

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¿Qué son la planificación financiera y la planificación presupuestaria?

Constantemente estamos planificando aunque no nos demos cuenta.  Por ejemplo cuando viajamos.  Buscamos distintas alternativas de destinos, precios, características, itinerarios, sitios a visitar y demás.  Incluso aunque viajemos en “plan mochilero” sin ningún destino fijo cuando decidimos hacer una parada preguntamos a la gente del lugar qué hay en la zona y planificamos lo que vamos a hacer.  Y si lo hacemos incluso en los viajes ¿por qué no lo hacemos en nuestra empresa o emprendimiento?   Con la planificación nos adelantamos a las posibles situaciones que se pueden dar en el futuro y estar prevenidos ante ellas.  Como dijo Peter Drucker:

“La mejor manera de predecir el futuro es crearlo”

La planificación en la empresa sirve para definir las acciones que dan contenido a la estrategia y con ello nos aseguramos que las cosas sucedan como queremos que sucedan.   La planificación se basa en previsiones que consisten en elavorar una predicción de escenarios para el futuro basándose en la incertidumbre de los acontecimientos externos y combinándolas con las últimas realizaciones conocidas de la actividad (Horváth & Partners).

No es necesario tener conocimientos financieros para realizar una planificación sencilla pero suficiente para gestionar tu empresa.

Los factores claves del éxito son:

  • El compromiso del empresario o máximo responsable de la empresa
  • La integración de los requisitos para el control
  • La priorización de las acciones para buscar la máxima productividad
  • El nivel de análisis de los datos obtenidos para determinar el éxito de las acciones desarrolladas

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Si las ventas te dan el dinero, la planificación te da el beneficio

planificacion

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Quizá esta situación te suene de algo porque la hayas vivido en primera persona o le haya pasado a alguien que conoces.  El empresario o director de la empresa toma una decisión -“Hay que aumentar el beneficio de la empresa“-  Entre las micro y pequeñas empresas hay mucha tendencia en centrarse sólo en las ventas cuando piensan en aumentar el dinero que se mueve por su empresa.  Cuando necesitan o quieren aumentar el beneficio su mirada y pensamientos se dirigen casi en exclusiva hacia el aumento de los ingresos por ventas.  Normalmente esto lleva aparejado un incremento de los costes de la empresa en una proporción similar o superior al aumento de ingresos, con lo que se encuentran que no han conseguido aumentar el beneficio como esperaban conseguir o incluso que se ha reducido.  Cuando llegan a este punto la siguiente alternativa es reducir costes y se ponen a reducir costes.  En muchos casos esos costes son estructurales de la empresa lo que provoca una mayor reducción del beneficio de la empresa.  Normalmente lo primero que reducen es en marketing (craso error, pero de esto quizá hablaremos otro día).

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Herramientas de gestión que hacen fácil lo difícil

Foto: juanpol

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El principio básico que debe cumplir cualquier herramienta es que ha de contribuir a hacer fácil lo difícil. Dentro el ámbito de la empresa la expansión de las herramientas informáticas han facilitado la ejecución de actividades complejas, aumentado la rapidez en la que se pueden llevar a cabo determinados procedimientos, mejorado la comunicación interna o externa y optimizado la gestión de la información.

Se trata de masticar la complejidad para ofrecer los resultados de manera sencilla. Aspecto que facilita el trabajo a los responsables de las compañías ya que permite acercarse a la gestión de muchos de los puntos clave de la actividad incluso sin profundos conocimientos sobre ellos. Esa es la filosofía de Up Planning.

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Establecer objetivos en la planificación continua

objectif

 

Hoy retomamos la serie de entradas que estamos publicando para dar a conocer y ayudar a implantar un sistema de planificación financiera por el sistema de planificación continua en las micro, pequeñas empresas y emprendedores.  Hoy vamos a hablar de como establecer objetivos de forma correcta para que sea sencillo cumplirlos (ojo, eso no significa que sean objetivos cortos como veremos más adelante).  Establecer objetivos es la parte fundamental de la dirección de la empresa sobre la que se tiene que basar todo el sistema de estrategia de la empresa y es el vértice sobre el que establecer el resto de tareas de la gestión empresarial.

El empresario siempre debe estar definiendo y actualizando los objetivos, es una tarea constante, porque la empresa tiene que estar siempre suministrada de nuevos clientes (o antiguos clientes pero con nuevos pedidos).  El empresario no puede pararse en terminar con los clientes actuales y en ese momento volver a establecer objetivos para captar nuevos clientes, porque en este segundo caso la empresa irá a empujones con periodos de tiempo sin ingresos de dinero mientras se captan nuevos clientes y se sirven sus pedidos.

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