¿Qué es la planificación continua?

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Con esta entrada finalizo la serie que estabamos publicando sobre planificación y como implantarla en micro y pequeñas empresas.  Es más extenso que lo normal, pero he preferido así que dividirlo en dos partes para no perder el hilo durante la lectura.  Hemos estado algunos meses de inactividad por diversos motivos pero ya hemos vuelto, aunque seguramente con menos producción.

Primero voy a describir brevemente el sistema de planificación  más conocido que es la Planificación anual.  Consiste en, durante los meses de noviembre/diciembre, realizar la planificación de todo el año siguiente.  Con este sistema nos encontramos con varios problemas como que tu empresa no trabaja en bloques anuales de año en año sino que lo hace de forma lineal durante toda su vida, que no permite ser flexible ni adaptarse rápidamente a los cambios que afectan a la empresa, se pierde mucho tiempo en su realización y que no tiene el foco en los objetivos estratégicos , a medida que se acerca el final del año tenemos menos capacidad de prever acontecimientos futuros.  Es como si viajamos en un coche por la noche y a medida que vamos circulando se va reduciendo el campo de luz de los faros, llega un momento en que no vemos los imprevistos y se producen los accidentes.

Para evitar todos estos problemas se ha desarrollado la Planificación continua que entiende la empresa como una unidad que trabaja sin interrupciones durante toda su existencia y que tiene por objetivo realizar una gestión de la planificación de la empresa  más dinámica, centrada en los elementos importantes de control y utilizando menos recursos.

Las previsiones dentro del sistema de planificación continua tienen estas características:
•    Un horizonte temporal siempre invariable.
•    Una elaboración trimestral (aunque depende de lo dinámico que sea tu sector es posible que tengas que elaborarlo más a menudo: bimestral o mensualmente).
•    Se realizan conjuntamente y coordinados previsiones pormenorizados y globales.
•    Contiene información económica y no económica.

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La planificación continua se realiza en bloques de tiempo que permiten controlar la ejecución de la estrategia de forma rápida para tomar las medidas de acción necesarias para cumplir con el plan estratégico.  Esto que quiere decir, que planificamos en bloques trimestrales a más de un año vista, lo normal es hacer previsiones de hasta entre 5 y 8 trimestres.  De esta forma abarcamos más de un año de horizonte temporal lo que permite tener una continuidad y una visión de futuro de la empresa.

Elaboramos previsiones para cada uno de los trimestres del horizonte temporal que hemos definido.  Estas previsiones de los trimestres son globales y apuntan a alcanzar el objetivo estratégico.  Excepto para el próximo trimestre que realizamos una previsión detallada de los elementos a controlar en ese trimestre.  De esta forma conseguimos controlar fácil y rápidamente la consecución de los resultados que se están dando en ese momento sin perder nunca el foco en los objetivos generales de la empresa.  El nivel de detalle de las previsiones trimestrales quedaría así (planificando para 5 trimestres), suponiendo que comenzamos la planificación el 1 de octubre de 2013:

1.    Primer trimestre a planificar:  T4 2013 –> nivel de especificación detallada
2.    Segundo trimestre a planificar:  T1 2014 –> nivel de especificación global
3.    Tercer trimestre a planificar:  T2 2014 –> nivel de especificación global
4.    Cuarto trimestre a planificar:  T3 2014–> nivel de especificación global
5.    Quinto trimestre a planificar:  T4 2014 –> nivel de especificación global

A este proceso le damos una periodicidad trimestral, aunque dependiendo de las turbulencias de tu sector puede ser recomendable tener una periodicidad más reducida como bimestral o mensual.  A medida que va pasando el tiempo y llega a su fin el primer trimestre temporal con un nivel de especificación al detalle y retomamos el proceso de planificación.  En este caso realizamos las previsiones detalladas del siguiente próximo trimestre; los tres trimestres siguientes los dejamos con sus previsiones globales (si no hay que hacer ninguna corrección que será también global) e incorporamos un nuevo trimestre con previsiones globales.  De esta forma siempre tenemos un horizonte temporal invariable.  La nueva planificación quedaría así:

1.    Primer trimestre a planificar:  T1 2014 –> nivel de especificación detallada
2.    Segundo trimestre a planificar:  T2 2014 –> nivel de especificación global
3.    Tercer trimestre a planificar:  T3 2014 –> nivel de especificación global
4.    Cuarto trimestre a planificar:  T4 2014 –> nivel de especificación global
5.    Nuevo Quinto trimestre a planificar:  T1 2015 –> nivel de especificación global

En la planificación continua se pueden introducir para su control elementos económicos y elementos no económicos como la rapidez en la gestión de reclamaciones, los plazos de entrega a clientes, los plazos de cobro, reducción de costes internos y cualquier otro elemento que sea importante.

En la planificación continua no es necesario detallar todos los movimientos de la empresa al milímetro sino de los elementos que son realmente importantes para el control y buen funcionamiento de la empresa.  No necesitamos pronosticar cuantos folios o clips se van a consumir en los próximos meses.  Para lo que es conveniente (necesario) estar cuestionándose constantemente si  la pormenorización que se está proponiendo es relevante desde el punto de vista del control o no.

Es recomendable hacer una representación visual de cada uno de los pasos previstos en la planificación en su secuencia temporal de los trimestres.  Resumiendo debe definirse unos elementos de control relevantes para la planificación de la empresa  y en qué momento se van a presentar y con qué grado de especificación.

Ejemplo práctico:
Una empresa ha definido que para el primer trimestre de 2015 tienen que conseguir, a partir del primer trimestre a planificar, T4 2013, 200 nuevos clientes para lo que tiene un presupuesto para marketing de X00.000 €.  Esta es a groso modo la especificación global.
La especificación detallada para T1 2013 es conseguir 30 clientes con distintas acciones de marketing como son una campaña de emailing con un coste de X00 €, eventos promocionales presenciales con un coste de X.000 €.

Vuelvo a recomendaros el utilizar herramientas informáticas específicas para que podáis realizar la planificación financiera de vuestra empresa/emprendimiento de una manera mucho más profesional, productiva y provechosa, porque para la dirección de tu empresa necesitas realizar muchas más tareas.  Tienes que incorporar la planificación a tus hábitos profesionales.
Factores clave del éxito
•    Compromiso de la dirección de la empresa.
•    Integración de los requisitos para el control orientado a quien tiene que ejecutar las acciones planificadas.
•    Priorización del campo de acción.
•    Nivel de análisis de los resultados.

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Acerca de Luis Lorenzo
Soy Luis Lorenzo, CEO de UP Soluciones. Mi misión es ayudarte a aumentar el beneficio en tu negocio cada mes incluso vendiendo menos. Creador del programa FINANZAS ÁGILES, método de trabajo para que implantes en tu negocio y lo administres del modo más rentable optimizando tus recursos, utilizando un lenguaje sencillo y accesible. 15 años trabajando en grandes y pequeñas empresas del software de gestión, como SAGE y EBP, siempre en contacto directo con el cliente, me permiten tener muchos enfoques diferentes para afrontar una misma situación y encontrar la solución que mejor se adapta a tus necesidades. Puedes seguirme en Google +, en Youtube y en Twitter. Lo principal siempre serán mis 2 hijos.

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